July Month auto process salary step by Step
प्रश्न :- ★ ➡️ पेमेनेजर पर किसी कर्मचारी का पिछले माह का बकाया वेतन बिल बनाने की प्रक्रिया बताइये।
How to make other salary bill preparation process ?
उत्तर :- 1 ➡️ Bill Processing में Salary Preparation में जाएं।
2 ➡️ Salary Preparation में Other Salary Request से Employee Bill Detail में निम्न जानकारी भरनी है:-
Month :- सम्बन्धित माह Select करें।
Year में संबंधित वर्ष Select करें।
Bill Name :- संबंधित बिल को Select करें।
Employee Name :- Employee का चयन करें।
Reason :- आवश्यक कारण लिखें।
Days :- दिनों की संख्या लिखें।
Document Type :- Document का प्रकार चयन करें।
Choose File :- Bill से संबंधित PDF File Upload करें।
3★ ➡️ फिर Submit करें।
4★ ➡️ सबमिट करने के बाद Bill Number Allocation से DDO Forward तक सब Auto Process होगा।
5★ ➡️ Salary Bill Confirmation में रिपोर्ट साइन होने के बाद इसी Tab में अंत में Salary Bill Confirmation for Treasury Option से OTP द्वारा बिल Treasury Forward करना हैं।
अब आपका बकाया बिल बनकर तैयार है।
*नोट:-पिछले माह का वेतन बनाने के लिए पहले कार्मिक के उस महीने के हिसाब बेसिक को बदलने की आवश्यकता है तो बेसिक को अपडेट कर दें एवं अन्य भत्ते तथा कटौतियों को उस बेसिक पे के हिसाब से चेक कर अपडेट कर देवें।
बिन्दु संख्या -1 : -कार्मिक / आहरण एवं वितरण अधिकारियों के लिए नियत अवधिः स्तर समयावधि कार्य जो किए जाने है-
सं . 1 कर्मचारी / अधिकारी प्रत्येक माह की – Employee Deduction Request के माध्यम से Income के पे – मैनेजर दिनांक 01 से 10 तक Tax एवं GPF में कटौती की राशि में परिवर्तन हेतु एम्पलोई लोगिन से Request Generate कर DDO को Forward करनी है । उक्त Request का Status भी यही प्रदर्शित होगा
2 आहरण एवं वितरण अधिकारी पै मैनेजर login से-
प्रत्येक माह की 1 से 15 तारीख तक वेतन सम्बंधित updation 1. Authorization Approve employee अधिकारी के दिनांक 1 से Deduction Request में जाकर दिनांक 1 से 10 तक में पे – मैनेजर लोगिन 15 तक वेतन | Employee द्वारा प्रेषित Deduction Request को से सम्बन्धी Approve / Reject करना है । updation किए जाने है ।
2. Master – DDO Information UTCR DDO की सही Information भरनी है क्योंकि DDO Information में अंकित Details यथा नाम एवं मोबाईल | नम्बर बिल पर प्रिन्ट होंगे ।
3. Reports + DDO Reports , Employee Related Reports + Employee deduction Request Reporn में जाकर एग्लोई द्वारा प्रेषित Request की रिपोर्ट देखकर जिन एम्पलोई की Request Approve / Reject नहीं की गई है उसकी कार्यवाही की जानी है ।
4. Employee pay detail के द्वारा वेतन / कटौतियों में संशोधन DDO OTP Verification के बाद DDO Login से किया जा सकेगा ।
2 दिनांक 16 से पे – मैनेजर सिस्टम द्वारा वेतन बिल Auto Process किए 22 तक जाएँगे ,दिनांक 23 से वेतन बिलों पर स्वतः ही सर्वर सर्टिफिकेट से डिजिटली साईन होकर कोषालय को Forward होंगे ।
बिन्दु संख्या -2 : – आहरण एवं वितरण अधिकारियों द्वारा प्रत्येक माह की दिनांक 1 से 15 तक कार्मिकों के वेतन / कटौतियों में आवश्यक संशोधन किए जा सकेगें तथा दिनांक 16 से 22 के दौरान स्वतः ही सिस्टम से बिल एलोकेट एवं प्रोसेस होगें । आहरण एवं वितरण अधिकारी द्वारा यह प्रक्रिया नहीं की जानी है ।
बिन्दु संख्या -3 : – पे – मैनेजर द्वारा DDO Login में दिनांक 16 से 22 के दौरान स्वतः बनाए गए बिल Bill Processing → Salary Preparation + Salary Bill Confirmation में प्रदर्शित होगें । यहाँ से बिल की Report बनाकर जांच की जानी है तथा यदि विल सही है तो Authorization – Document upload में जाकर यदि विल के साथ कोई डोक्यूमेन्ट करने की आवश्यकतानुसार डोक्यूमेन्ट अपलोड करने होगें । तत्पश्चात Salary Bill Confirmation में जाकर Spilt में आवश्यकतानुसार SF / CA की राशि अंकित कर OTP के माध्यम से Confirmation Submit करना है । यदि बिल में किसी प्रकार की गलत रिपोर्ट आ रही है तो Reject का कारण अंकित कर Submit करें जिससे बिल में आवश्यक संशोधन किए जा सकेगें तथा संशोधन के पश्चात स्वतः बिल Process हो जाएँगा । Confirmation Submission के पश्चात् बिलों पर स्वतः ही सर्वर सर्टिफिकेट से डिजिटली साईन होगें । आहरण एवं वितरण अधिकारी द्वारा यह प्रक्रिया नहीं की जानी है ।
बिन्दु संख्या – 4 – पे – मैनेजर द्वारा महिने की 23 तारीख से स्वतः ही सिस्टम द्वारा सर्वर सर्टिफिकेट से डिजिटली साईन किए जाने के पश्चात् कोषालय को अग्रेषित ( Auto Forward ) किए जाएँगे । आहरण एवं वितरण अधिकारी द्वारा यह प्रक्रिया नहीं की जानी है ।
बिन्दु संख्या -5 : – वेतन बिल के स्वतः प्रोसेस में यदि किसी कार्मिक के मास्टर डाटा में कोई कमी है तो कार्मिक का वेतन नहीं बनेगा । इस हतु Reports + Salary Reports – Mismatch Employee Report बनाकर देखे जिसमें जिन कार्मिक का वेतन नहीं बना उसकी सूची एवं वेतन नहीं बनने का कारण अंकित होगा । जिसमें अंकित कारण का निवारण किए जाने पर वेतन बिल सिस्टम द्वारा स्वतः प्रोसेस हो जाएगा ।
बिन्दु संख्या 6 : – कार्मिक की वेतन वृद्धि की दिनांक 01.07.2021 मास्टर डेटा में नहीं है और परिवर्तित करनी है तो पे – मैनेजर – एम्पलोई लोगिन से Request Forward कर DDO से Verify करवानी होगी । तत्पश्चात् Increment Basic Option से वेतन वृद्धि लगाई जा सकेगी ।
बिन्द संख्या – 7 – पे – मैनेजर में किसी कार्मिक का Status / pay detail update करने हेतु DDO Login में Authorization + Employee detail updation + Employee Status update Request के माध्यम से Status update किया जा सकता है एवं Employee pay detail update option के द्वारा DDO Login से Employee की pay detail भी update की जा सकेगी ।
बिन्दु संख्या -8 : – यदि किसी कार्मिक का वेतन एरियर पुराने महिनों का वेतन / अर्द्ध वेतन अवकाश वेतन आदि वेतन Automation प्रक्रिया के द्वारा नहीं बन रहा है तो Bill Processing + Salary Preparation + Other Salary Request option से उस कार्मिक के डाटा अपडेट कर सम्बन्धित आदेशों की प्रति upload कर Submit करें । तत्पश्चात् बिल स्वतः Process हो जाएगा जो OTP Based Authorization से Confirmation Submission के पश्चात् स्वतः कोषालय को फोरवर्ड हो जाएगा ।
बिन्दु संख्या- g : – Confirmation Submission की सुविधा कुछ महिनों के लिए ही उपलब्ध रहेगी तत्पश्चात् समस्त वेतन बिल स्वतः Process एवं Forward होगें । बिन्दु संख्या -10 : – कार्मिक जिनका वेतन नहीं बनाया जाना है और ऐसे कार्मिक जिनका वेतन नहीं बनाने के लिए अन्य ग्रुप में रखा हुआ है उनकी Stop pay आवश्यक रूप से कर दें अन्यथा स्वतः वेतन प्रोसेस हो सकता है । साथ ही किसी की Partial Pay बनानी है तो नियत दिनांक 15 तक सिस्टम में uptate कर दे अन्यथा पूरा वेतन बन जाएगा । बिन्दु संख्या -11 : – Auto Salary Process के माध्यम से कोषालय को प्रेषित बिल कोषालय द्वारा आक्षेपित किया जाता है तो आक्षेपित बिल पे – मैनेजर के Home Page पर प्रदर्शित होगें , जिसकी आक्षेप पूर्ति करने पर बिल स्वतः कोषालय को फोरवर्ड हो सकेगा ।
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