How is physical verification of the goods of the store done? Bhautik satyapan order and formats here
प्रश्न:- भंडार के सामानों का भौतिक ( वास्तविक) सत्यापन ( Physical Verification) कैसे किया जाता है ? संक्षिप्त में बताएं।
How to physical verification of store material ??
उतर :- सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम खंड प्रथम भाग – 2 के नियम 12 से 15 के अनुसार भंडार सामग्री के भौतिक सत्यापन हेतु निर्देश –
🔸सभी सामानों का भौतिक सत्यापन वर्ष में कम से कम एक बार करवाया जाएगा।
🔸सत्यापन उस व्यक्ति से नहीं करवाया जाएगा जो उसका अभिरक्षक हो या सत्यापित किए जाने वाले सामानों के वर्गीकरण, नाम पद्धति एवं तकनीक का ज्ञान नहीं रखता हो।
🔸भौतिक सत्यापन सदैव समान की अभिरक्षा के लिए उत्तरदायी या उसके द्वारा प्रतिनियुक्त किए गए किसी एक व्यक्ति की उपस्थित में किया जाएगा।
🔸शत प्रतिशत सत्यापन यथा शक्य एवं सही रूप में किया जाएगा।
🔸 आधिक्य एवं कमियों को की पृथक से सूची तैयार की जाकर उन पर भंडार प्रभारी अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे एवं उसकी एक प्रति मौके पर ही स्टॉक पंजिकाओं में प्रविष्टि करने के लिए तथा कमियों को विनियमित करने के लिए दी जाएगी।
🔸भौतिक सत्यापन सामग्री के अनुसार निम्न प्रकार से किया जाएगा –
1. गिनती के द्वारा
2. माप के द्वारा
3. तोल करके
🔸भडार की उन वस्तुओं का सत्यापन करने में जिनमें वस्तु की सामग्री वाष्पीकरण या छीजत के कारण कमी होती है, सामान की अवधि को ध्यान में रखते हुए ऐसी कमी या छीजत की छूट अनुमोदित स्टैण्डर्ड के अनुसार दी जाएगी जिसकी अधिकतम स्वीकार्य सीमा सरकार द्वारा निश्चित की जाएगी।
🔸 अधिकारी निम्नलिखित बिंदुओं पर एक संक्षिप्त रिपोर्ट पृथक से प्रस्तुत करेगा –
1. खपने वाली प्रकृति की वस्तुएं जो एक वर्ष से अधिक समय से स्टॉक में है, उनको निपटाने के लिए सुझाव ।
2. एक वर्ष से भी अधिक समय से स्टॉक में रहा बेशी समान ।
3. कोई कमी जिसकी और ध्यान आकर्षित करना हो या भंडार की वस्तुओं का अनुचित प्रकार से ह्रास।
🔸खाली पात्रों ( कंटेनर्स) अर्थात् पैकिंग केसेज, विभिन्न आकार के ड्रमों, धातु के पात्र एवं अन्य महंगी पैकिंग सामग्री का भी भौतिक सत्यापन किया जाएगा।
🔸 भडारण के लिए भवन की उपयुक्तता, आग बुझाने के प्रबंधों, सुरक्षा, वर्षा या चूहों या दीमक के न्यूसेंस, भंडारण के लिए स्थान एवं वस्तुओं को जमा रखने के तरीके आदि के बारे में टिप्पणी भौतिक सत्यापन की रिपोर्ट में की जानी चाहिए।
*🔹पस्तकालय की पुस्तकों का भौतिक सत्यापन🔹*
🔹यदि पुस्तकालय में पुस्तकों की संख्या 20,000 से अधिक न हो तो पुस्तकों का भौतिक सत्यापन प्रत्येक वर्ष किया जाएगा।
🔹यदि पुस्तकों की संख्या 20,000 से अधिक हो तो सत्यापन अधिक से अधिक 3 वर्षों के अंतराल में किया जाएगा।
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🔸भडार के भौतिक सत्यापन व उसके परिणामों के लिए एक प्रमाण – पत्र, सूची, वस्तु सूची या लेखा पंजीकाओं, भंडार पंजिका, जैसी भी स्थिति हो, पर लिखा जाएगा।
🔸31 मई से पहले भंडार के सामानों का भौतिक सत्यापन करवा कर उसका प्रमाण – पत्र विभागाध्यक्ष को प्रेषित करना चाहिए।
*प्रमाण पत्र*
अपना स्वयं का समाधान करने के बाद यह प्रमाणित किया जाता है कि मेरे कार्यालय के सामानों का भौतिक सत्यापन वर्ष….. में सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम खंड प्रथम भाग द्वितीय के नियम 12(1) के अन्तर्गत करवाया गया है।
